Pourquoi et comment signaler un bris ou une pièce manquante

Récemment, le Comité OUTILS de l’Outillerie a relevé qu’un nombre anormalement élevé d’objets de notre inventaire étaient endommagés ou avaient des pièces manquantes.

Malheureusement, lorsque ces bris ou disparitions ne sont pas signalés par la personne qui les rapporte, les bénévoles à l’accueil n’ont pas toujours le temps où le réflexe de les examiner. Le risque de passer à côté d’un bris ou d’une anomalie non signalée est encore plus grand quand plusieurs retours surviennent en même temps.

Un objet brisé risque alors d’être prêté à quelqu’un d’autre qui, en s’apercevant qu’il n’est pas dans un état parfait, se demandera peut-être: « Était-il comme ça quand je l’ai emprunté ou est-ce moi qui l’ai brisé? »

Une Responsabilité commune

Afin que chacun puisse profiter de notre fabuleux inventaire et n’ait pas à posséder toute une panoplie d’outils personnels, nous avons toutes et tous la responsabilité de prendre soin de nos objets communs. Signaler tout bris, manque ou dysfonctionnement est une responsabilité incombant à chaque membre, régulier comme bénévole.

Dans le formulaire d’adhésion à l’Outillerie que nous avons tous rempli se trouve ce trésor qu’il fera bon relire ici car — soyons honnête — qui a relu le contrat d’abonnement depuis qu’il ou elle l’a signé? Or, voici ce qui y est dit :

Pas de panique!

Cette formulation peut laisser entendre que toute anomalie entraînera des frais mais soyons clairs: ce n’est pas le cas.

• Nos objets ne sont par définition pas neufs et il est extrêmement rare d’en arriver là.
• Dans la plupart des cas, le bris relève d’une usure normale et nos bénévoles arrivent à réparer l’objet sans frais ou selon le plan de maintenance régulier.
• Nous devons également vivre avec certaines pièces manquantes qui ne nous ont malheureusement pas été signalées et/ou dont les pièces de remplacement ne sont plus disponibles.

Au final, les très rares fois où des membres se sont trouvés en situation de régler un dédommagement, c’est parce qu’ils en ont clairement identifié leur propre erreur et volontairement accepté d’en prendre la responsabilité.

Que faire en cas d’anomalie

Si un bris survient ou qu’une pièce manquante demeure introuvable, il est impératif de le signaler — et si tu as un doute aussi. La personne à l’accueil examinera l’objet avec toi, le placera en maintenance si nécessaire ou signalera l’anomalie dans la fiche d’inventaire. Elle pourra prendre une photo et l’envoyer aux membres du Comité OUTILS afin de bien documenter le problème.

Ensuite, un ou une membre de ce comité gérera la situation au mieux. Si elle juge que le bris n’est pas dû à l’usure normale de l’objet, elle te contactera (et/ou contactera les personnes potentiellement responsables d’un bris antérieur) afin de comprendre ce qui s’est passé et, le cas échéant, trouver une solution acceptable.

En résumé, si tu as l’impression que quelque chose ne tourne pas rond avec un emprunt, il faut le signaler immédiatement à l’équipe d’accueil, oralement ou par retour de courriel. Le message sera transmis aux spécialistes à même d’évaluer la situation et le problème sera correctement traité. Il en va de la sécurité et de la satisfaction des autres membres, de l’intégrité de notre bibliothèque et de la survie de son modèle pour et par la communauté.

sUIVEZ LE GUIDE

Oh, et une dernière chose: bon nombre des manuels d’instruction en format PDF de nos objets se trouvent sur leur fiche d’inventaire. N’oubliez pas de les consulter avant d’utiliser un outil pour la première fois! 😉